E-mail y Newsletter

E-mailing

Para desarrollar acciones de comunicación usando el correo electrónico se necesitan tres elementos claves:

El mensaje:

· Personalizar los mensajes empleando el nombre de los usuarios (el software lo hace automáticamente).
· El “asunto” del correo electrónico debe ser lo suficientemente atractivo como para que el receptor lo abra.
· Hacer envíos en HTML y en texto simultáneamente.
· Debe ser coherente con el resto de comunicación corporativa.
· Usar textos concisos, claros, directos y enfocados a la acción.
· Tener cuidado con el tamaño del correo electrónico.
· Posibilidad para darse de baja de manera sencilla.


La base de datos:

Enviar mensajes sólo a los usuarios que claramente han dado su permiso para que la empresa les envíe información.
La forma más creíble de recopilar direcciones de e-mail es utilizar un formulario de registro en el sitio Web o bien pedir a los potenciales clientes su dirección de correo en otro tipo de formularios o comunicaciones/eventos de la empresa.
Es importante aclararle al suscriptor que se tiene una política de privacidad sobre los datos de los usuarios. Esto también resulta valido en el caso de los e-Newsletter, ya sea mediante un lema al inicio o cierre del mismo.


El software para desarrollar el envío.

Existen gran cantidad de softwares a bajo costo, que permiten no sólo hacer la gestión del envío de los correos electrónicos, sino también hacer un seguimiento de los resultados.
Es necesario utilizar este tipo de software especial, debido a que generalmente ningún servidor de correo electrónico permite enviar una cantidad mayor a 50 o 100 e-mails de una sola vez.


Las 12 grandes ventajas del e-mail

Las nuevas tecnologías de comunicación ha cambiado de forma radical la manera en que las empresas se comunican con sus públicos, otorgándoles nuevas posibilidades y permitiendo:

1. Grandes ahorros en costos:
La utilización del e-mail permite a la compañía reducir costos, ya que el e-mail por ser un soporte digital permite prescindir de intermediarios (como las agencias de publicidad, el uso de correo postal, papelería, etc.) que incrementan los costos del envío de información.


2. Reducción de tiempos:
La comunicación tradicional exige una planificación mínima de dos a tres semanas, mientras que el mailing permite reducir los plazos de tiempo de forma drástica, teniendo una forma de ejecución inmediata, con tiempos de envío y entrega instantáneos.

3. Flexibilidad de formatos:
El mailing ofrece la posibilidad de adaptar todos los distintos formatos que se pueden utilizar como medios de presentar la información dentro de una empresa adecuándolo a sus clientes; como por ejemplo: revista electrónica, noticias, ofertas de productos o servicios, realización de encuestas, invitaciones a eventos, suscripciones, etc.

4. Un medio totalmente directo:
La recepción es hecha únicamente por la persona objeto de la comunicación, ya que dicha información llega a una cuenta privada de mail. Esto permite que la información sea únicamente recibida por el destinatario elegido por quien envía el mail.

5. Sin límites en el volumen de información:
El tratamiento digital permite que el volumen de información que se envía a los receptores deje de ser un inconveniente, debido a que este formato permite almacenar grandes cantidades de información si que ello implique un incremento en su costo.

6. Inversión mínima:
Las empresas no necesitan de grandes inversiones para poner en marcha una campaña de mailing como medio publicitario, puesto que este método elimina los costos fijos de realización (tales como papelería, impresión, etc) permite conocer y manejar los gastos previamente de manera ajustada, con lo que se puede lograr un control de la inversión casi total.

7. Universalidad:
El mailing da la posibilidad de tener un contacto inmediato con cualquier parte del mundo, permitiéndole a la empresa manejar de forma más eficiente y directa sus comunicaciones, debido a que no se necesita un conocimiento exhaustivo de los aspectos técnicos (tarifas para publicitar en diferentes ámbitos, medios a utilizar, modos de transmisión, la gestión de tiempos de recepción de las comunicaciones). No hay ningún otro medio que posibilite la universalidad en la transmisión de información a un costo tan extraordinariamente bajo.

8. Mensaje pro-activo:
A diferencias de fórmulas como los sitios Web, que exigen una acción del receptor para obtener la información deseada, el mail otorga la información de forma directa al receptor. Es la empresa quien toma la iniciativa, decidiendo cuándo quiere comunicar y qué mensaje.

9. Medio no intrusivo:
Este tipo de comunicación no es intrusiva, siempre que los envíos de información se realicen únicamente a aquellos receptores que lo desean y acerca del contenido que les interesa; eliminando el coste de envíos inútiles y aumentando el retorno de inversión de sus acciones de marketing.

10. Feedback:
El mailing permite tiempos de contestación inmediatos o, al menos, más rápidos y cómodos; teniendo en cuenta que en los procesos tradicionales se elevan las posibilidades de error, debido a distracciones o fundamentalmente, por las distancias físicas y geográficas que debe atravesar dicha información.11. Posibilita una medición eficaz de resultados:
Las herramientas de mailing permiten seguir con una mayor exactitud, y en tiempo real, los resultados de las comunicaciones enviadas, debido a la posibilidad de dar repuesta inmediata al envío de información.

Desventajas

1. Diferencias entre el mailing y el “Spam”
Suele confundirse el e-mailing con el “Spam”, que es un tipo de correo electrónico no solicitado que se envía a direcciones aleatorias sin consideración del público objetivo y sin su consentimiento. Muchas empresas no muestran respeto por sus clientes al comprar información de mail (incluyendo direcciones e-mail) a otras empresas, y luego enviando a estas direcciones mensajes comerciales no solicitados.


¿Qué es un newsletter?
Un newsletter es una publicación electrónica distribuida por e-mail en forma regular, que puede ser diaria, semanal, mensual, etc. Este tipo de publicaciones adquiere el formato de una pequeña revista que generalmente contiene artículos de interés para un público determinado o sobre un tema o sector de negocios en particular.
Usando un newsletter electrónico se puede mantener a los clientes actualizados con información sobre productos o noticias de mercado que le sean de interés. Además permite un mayor feedback, dado que posibilita un contacto regular con los suscriptores, potenciando, de esta manera, su fidelidad y acercándose a nuevos clientes.

Ventajas del newsletter

Formato: estructura clásica de publicación html o texto reconocible.
Correo electrónico: es un producto conocido y sumamente económico.
Base de datos: la base de datos de suscriptores de un newsletter tiene un gran valor, pues los usuarios han dado su permiso para recibir información vía e-mail por parte de la empresa. Un newsletter permite mayor agresividad comercial que un blog, debido al permiso implícito del suscriptor, y a la percepción de comunicación "uno a uno" del correo ("esta oferta está especialmente dirigida a ti").

Desventajas del newsletter

Saturación del buzón de correo: el spam y la desestructuración del buzón del correo, hacen que los newsletters tengan menos efectividad de la buscada.
Complejidad HTML: no es sencillo publicar un newsletter, requiere instalación de software, o aprendizaje de un software más o menos.

Poca interactividad: el newsletter llega cuando quiere el editor, y no cuando lo desea el suscriptor. Además no permite la interacción en los períodos intermedios cuando no recibe la publicación

Tipos de e-Newsletters
Se pueden considerar básicamente tres tipos de newsletter, teniendo en cuenta el tipo de organización o empresa que la promueve y la propia estructura de lo que se publica.

Organizaciones con fines de lucro:
Informativa
Proporciona al destinatario la información que necesita.
Hace rentable los espacios publicitarios; aumenta el índice de reconocimiento de la marca de la empresa; fideliza a los clientes.

Comercial
Permite divulgar productos y/o servicios y sirve de vehículo para campañas promocionales.
Busca aumentar el volumen de ventas


Organizaciones sin fines de lucro:
Informativa
Proporciona a los usuarios la información que necesitan.
Incrementa el índice de reconocimiento institucional.

Contenidos de la e-Newsletter
-El encabezamiento: el contenido del encabezamiento es de la mayor importancia, ya que resulta determinante, en la mayor parte de los casos, para la decisión del usuario sobre si abrir o no el e-mail recibido.
-El remitente: en el espacio destinado a la identificación del remitente se debe incluir el nombre de la institución que promueve la e-Newsletter, si es posible, se debe también añadir el nombre de la persona o del equipo responsable de su edición.
-El destinatario: deberá estar dirigido expresamente al destinatario que la recibe, es decir que debe ser personalizada. Para ello existen aplicaciones tecnológicas que permiten la identificación individualizada de cada suscriptor. En caso de no contar con este tipo de software, es preferible que el campo "to/para" aparezca en blanco para evitar la visualización de todas las direcciones de correo electrónico de los suscriptores. Para ello, lo mejor es construirse una lista de destinatarios con su programa de correo electrónico y enviar todas las direcciones de la lista situándola en el campo de destinatario oculto.
-El asunto: por norma general, las e-Newsletter con fines comerciales utilizan títulos sugestivos; y las de tipo informativo, optan por títulos descriptivos. El cuerpo En cuanto al cuerpo de los contenidos hay dos grandes clases a considerar: E-Newsletter en formato de texto
-El cuerpo de la e-Newsletter: consiste en un índice del título de los artículos, con un pequeño resumen o introducción de su contenido, acompañado de un enlace para poder visualizarlo completo en el sitio web correspondiente.

E-Newsletter en formato HTML
· Estructuralmente consiste en pequeños resúmenes con un link para su desarrollo en el sitio web respectivo, desarrollada en HTML y asemejando las características de una web page.
· Este tipo de versiones, incorporan más funcionalidades y posibilidades gráficas, por lo que resultan mucho más atractivas que las que se presentan en versiones de sólo texto.
· Una desventaja de este tipo de formato es que la posibilidad de hacer envíos masivos sólo está disponible en los servicios de e-mail de alta calidad.