jueves, 25 de octubre de 2007
E-mail y Newsletter
Para desarrollar acciones de comunicación usando el correo electrónico se necesitan tres elementos claves:
El mensaje:
· Personalizar los mensajes empleando el nombre de los usuarios (el software lo hace automáticamente).
· El “asunto” del correo electrónico debe ser lo suficientemente atractivo como para que el receptor lo abra.
· Hacer envíos en HTML y en texto simultáneamente.
· Debe ser coherente con el resto de comunicación corporativa.
· Usar textos concisos, claros, directos y enfocados a la acción.
· Tener cuidado con el tamaño del correo electrónico.
· Posibilidad para darse de baja de manera sencilla.
La base de datos:
Enviar mensajes sólo a los usuarios que claramente han dado su permiso para que la empresa les envíe información.
La forma más creíble de recopilar direcciones de e-mail es utilizar un formulario de registro en el sitio Web o bien pedir a los potenciales clientes su dirección de correo en otro tipo de formularios o comunicaciones/eventos de la empresa.
Es importante aclararle al suscriptor que se tiene una política de privacidad sobre los datos de los usuarios. Esto también resulta valido en el caso de los e-Newsletter, ya sea mediante un lema al inicio o cierre del mismo.
El software para desarrollar el envío.
Existen gran cantidad de softwares a bajo costo, que permiten no sólo hacer la gestión del envío de los correos electrónicos, sino también hacer un seguimiento de los resultados.
Es necesario utilizar este tipo de software especial, debido a que generalmente ningún servidor de correo electrónico permite enviar una cantidad mayor a 50 o 100 e-mails de una sola vez.
Las 12 grandes ventajas del e-mail
Las nuevas tecnologías de comunicación ha cambiado de forma radical la manera en que las empresas se comunican con sus públicos, otorgándoles nuevas posibilidades y permitiendo:
1. Grandes ahorros en costos:
La utilización del e-mail permite a la compañía reducir costos, ya que el e-mail por ser un soporte digital permite prescindir de intermediarios (como las agencias de publicidad, el uso de correo postal, papelería, etc.) que incrementan los costos del envío de información.
2. Reducción de tiempos:
La comunicación tradicional exige una planificación mínima de dos a tres semanas, mientras que el mailing permite reducir los plazos de tiempo de forma drástica, teniendo una forma de ejecución inmediata, con tiempos de envío y entrega instantáneos.
3. Flexibilidad de formatos:
El mailing ofrece la posibilidad de adaptar todos los distintos formatos que se pueden utilizar como medios de presentar la información dentro de una empresa adecuándolo a sus clientes; como por ejemplo: revista electrónica, noticias, ofertas de productos o servicios, realización de encuestas, invitaciones a eventos, suscripciones, etc.
4. Un medio totalmente directo:
La recepción es hecha únicamente por la persona objeto de la comunicación, ya que dicha información llega a una cuenta privada de mail. Esto permite que la información sea únicamente recibida por el destinatario elegido por quien envía el mail.
5. Sin límites en el volumen de información:
El tratamiento digital permite que el volumen de información que se envía a los receptores deje de ser un inconveniente, debido a que este formato permite almacenar grandes cantidades de información si que ello implique un incremento en su costo.
6. Inversión mínima:
Las empresas no necesitan de grandes inversiones para poner en marcha una campaña de mailing como medio publicitario, puesto que este método elimina los costos fijos de realización (tales como papelería, impresión, etc) permite conocer y manejar los gastos previamente de manera ajustada, con lo que se puede lograr un control de la inversión casi total.
7. Universalidad:
El mailing da la posibilidad de tener un contacto inmediato con cualquier parte del mundo, permitiéndole a la empresa manejar de forma más eficiente y directa sus comunicaciones, debido a que no se necesita un conocimiento exhaustivo de los aspectos técnicos (tarifas para publicitar en diferentes ámbitos, medios a utilizar, modos de transmisión, la gestión de tiempos de recepción de las comunicaciones). No hay ningún otro medio que posibilite la universalidad en la transmisión de información a un costo tan extraordinariamente bajo.
8. Mensaje pro-activo:
A diferencias de fórmulas como los sitios Web, que exigen una acción del receptor para obtener la información deseada, el mail otorga la información de forma directa al receptor. Es la empresa quien toma la iniciativa, decidiendo cuándo quiere comunicar y qué mensaje.
9. Medio no intrusivo:
Este tipo de comunicación no es intrusiva, siempre que los envíos de información se realicen únicamente a aquellos receptores que lo desean y acerca del contenido que les interesa; eliminando el coste de envíos inútiles y aumentando el retorno de inversión de sus acciones de marketing.
10. Feedback:
El mailing permite tiempos de contestación inmediatos o, al menos, más rápidos y cómodos; teniendo en cuenta que en los procesos tradicionales se elevan las posibilidades de error, debido a distracciones o fundamentalmente, por las distancias físicas y geográficas que debe atravesar dicha información.11. Posibilita una medición eficaz de resultados:
Las herramientas de mailing permiten seguir con una mayor exactitud, y en tiempo real, los resultados de las comunicaciones enviadas, debido a la posibilidad de dar repuesta inmediata al envío de información.
Desventajas
1. Diferencias entre el mailing y el “Spam”
Suele confundirse el e-mailing con el “Spam”, que es un tipo de correo electrónico no solicitado que se envía a direcciones aleatorias sin consideración del público objetivo y sin su consentimiento. Muchas empresas no muestran respeto por sus clientes al comprar información de mail (incluyendo direcciones e-mail) a otras empresas, y luego enviando a estas direcciones mensajes comerciales no solicitados.
¿Qué es un newsletter?
Un newsletter es una publicación electrónica distribuida por e-mail en forma regular, que puede ser diaria, semanal, mensual, etc. Este tipo de publicaciones adquiere el formato de una pequeña revista que generalmente contiene artículos de interés para un público determinado o sobre un tema o sector de negocios en particular.
Usando un newsletter electrónico se puede mantener a los clientes actualizados con información sobre productos o noticias de mercado que le sean de interés. Además permite un mayor feedback, dado que posibilita un contacto regular con los suscriptores, potenciando, de esta manera, su fidelidad y acercándose a nuevos clientes.
Ventajas del newsletter
Formato: estructura clásica de publicación html o texto reconocible.
Correo electrónico: es un producto conocido y sumamente económico.
Base de datos: la base de datos de suscriptores de un newsletter tiene un gran valor, pues los usuarios han dado su permiso para recibir información vía e-mail por parte de la empresa. Un newsletter permite mayor agresividad comercial que un blog, debido al permiso implícito del suscriptor, y a la percepción de comunicación "uno a uno" del correo ("esta oferta está especialmente dirigida a ti").
Desventajas del newsletter
Saturación del buzón de correo: el spam y la desestructuración del buzón del correo, hacen que los newsletters tengan menos efectividad de la buscada.
Complejidad HTML: no es sencillo publicar un newsletter, requiere instalación de software, o aprendizaje de un software más o menos.
Poca interactividad: el newsletter llega cuando quiere el editor, y no cuando lo desea el suscriptor. Además no permite la interacción en los períodos intermedios cuando no recibe la publicación
Tipos de e-Newsletters
Se pueden considerar básicamente tres tipos de newsletter, teniendo en cuenta el tipo de organización o empresa que la promueve y la propia estructura de lo que se publica.
Organizaciones con fines de lucro:
Informativa
Proporciona al destinatario la información que necesita.
Hace rentable los espacios publicitarios; aumenta el índice de reconocimiento de la marca de la empresa; fideliza a los clientes.
Comercial
Permite divulgar productos y/o servicios y sirve de vehículo para campañas promocionales.
Busca aumentar el volumen de ventas
Organizaciones sin fines de lucro:
Informativa
Proporciona a los usuarios la información que necesitan.
Incrementa el índice de reconocimiento institucional.
Contenidos de la e-Newsletter
-El encabezamiento: el contenido del encabezamiento es de la mayor importancia, ya que resulta determinante, en la mayor parte de los casos, para la decisión del usuario sobre si abrir o no el e-mail recibido.
-El remitente: en el espacio destinado a la identificación del remitente se debe incluir el nombre de la institución que promueve la e-Newsletter, si es posible, se debe también añadir el nombre de la persona o del equipo responsable de su edición.
-El destinatario: deberá estar dirigido expresamente al destinatario que la recibe, es decir que debe ser personalizada. Para ello existen aplicaciones tecnológicas que permiten la identificación individualizada de cada suscriptor. En caso de no contar con este tipo de software, es preferible que el campo "to/para" aparezca en blanco para evitar la visualización de todas las direcciones de correo electrónico de los suscriptores. Para ello, lo mejor es construirse una lista de destinatarios con su programa de correo electrónico y enviar todas las direcciones de la lista situándola en el campo de destinatario oculto.
-El asunto: por norma general, las e-Newsletter con fines comerciales utilizan títulos sugestivos; y las de tipo informativo, optan por títulos descriptivos. El cuerpo En cuanto al cuerpo de los contenidos hay dos grandes clases a considerar: E-Newsletter en formato de texto
-El cuerpo de la e-Newsletter: consiste en un índice del título de los artículos, con un pequeño resumen o introducción de su contenido, acompañado de un enlace para poder visualizarlo completo en el sitio web correspondiente.
E-Newsletter en formato HTML
· Estructuralmente consiste en pequeños resúmenes con un link para su desarrollo en el sitio web respectivo, desarrollada en HTML y asemejando las características de una web page.
· Este tipo de versiones, incorporan más funcionalidades y posibilidades gráficas, por lo que resultan mucho más atractivas que las que se presentan en versiones de sólo texto.
· Una desventaja de este tipo de formato es que la posibilidad de hacer envíos masivos sólo está disponible en los servicios de e-mail de alta calidad.
miércoles, 24 de octubre de 2007
La encuesta
¿Qué es una encuesta?
Las encuestas son una herramienta cuantitativa que consiste en una investigación realizada sobre una muestra de personas, que representan a un grupo de sujetos más amplio.
La encuesta, utiliza procedimientos estandarizados de interrogación con el fin de conseguir mediciones cuantitativas sobre algunos temas particulares. Es decir, que su objetivo es conocer los estados de opinión de una muestra representativa de la población o de una determinada institución.
Existen diferentes tipos de encuesta que permiten obtener la información deseada, por lo que es imprescindible que el investigador conozca cuáles son y en qué consiste cada uno de ellos, para poder hacer la elección correcta a la hora de realizar el trabajo investigación:
Tipos de encuestas:
Encuestas por Muestreo: en este tipo de encuestas, se elige una parte de la población que se estima representativa de la población total. La encuesta (muestra o total), es una investigación estadística en que la información se obtiene de una parte representativa de las unidades de información o de todas las unidades seleccionadas que componen el universo a investigar. La información se obtiene tal como se necesita para fines estadístico-demográficos.Una forma reducida de una encuesta por muestreo es un "sondeo de opinión", esta forma de encuesta es similar a un muestreo, pero se caracteriza porque la muestra de la población elegida no es suficiente para que los resultados puedan aportar un informe confiable. Se utiliza solo para recolectar algunos datos sobre lo que piensa un número de individuos de un determinado grupo sobre un determinado tema.
Encuestas basadas en entrevistas cara a cara o de profundidad: Consisten en entrevistas directas o personales con cada encuestado. Tienen la ventaja de ser controladas y guiadas por el encuestador. Sus principales desventajas son el tiempo que se tarda para la recolección de datos, su costo que es mas elevado que las encuestas teléfónicas, por correo o Internet, ya que incluyen viáticos y más trabajo por parte de los encuestadores.
Encuestas telefónicas: Este tipo de encuesta consiste en realizar las preguntas diseñadas vía telefónica con cada encuestado. Es un método que en la actualidad se está utilizando cada vez con mayor frecuencia, ya que permite abarcar un gran número de personas en menos tiempo que la entrevista personal, sus costos suelen ser bajos y es de fácil administración. Esto sucede por que existen softwares especializados para la gestión de encuestas telefónicas. Sin embargo, también puede destacarse que el encuestador no logra tener un alto grado de control sobre la encuesta, existiendo la posibilidad de que no sea completada en su totalidad.
Encuestas postales: Consiste en el envío de un "cuestionario" a los potenciales encuestados, y una vez completado, se les solicita que lo remitan a un destino específico. El envío del cuestionario puede hacerse a través de dos medios: por el correo postal, o por correo electrónico. Las principales ventajas de este tipo de encuesta están relacionadas con la sinceridad con que suelen responder los encuestados, ya que al no tener la presión directa que supone la presencia del encuestador puede contestar con mayor libertad. Además son de bajo costo y presenta un alto grado de cobertura, ya que en el caso del correo electrónico no existen límites de alcance geográfico. Pero se debe tener en cuenta que este tipo de encuesta puede representar poca convocatoria en las respuestas, ya que se necesita una actitud activa por parte de los encuestados.
Encuestas por internet: Este tipo de encuesta consiste en realizar un cuestionario en una página web o en enviarlo a los correos electrónicos de un muestreo predefinido. Asimismo, presenta la posibilidad de alcanzar un amplio muetreo, incluso a miles de encuestados en varios países y al mismo tiempo. Además representa un ahorro en el tiempo y costos. Sin embargo, se debe considerar que con este tipo de encuestas, no siempre se puede verificar la identidad del encuestado y la interrogante que deja la muestra en cuanto a su representatividad del universo.
¿Cómo elaborar una encuesta?
Definir el objeto de la encuesta: se debe formular con precisión los objetivos que se persiguen y delimitar la muestra a indagar.
La formulación del cuestionario: definir los puntos a observar es fundamental en el desarrollo de una investigación.
El trabajo de campo: consistente en la obtención de los datos. Para ello será preciso seleccionar a los entrevistadores, formarlos y distribuirles el trabajo a realizar.
Obtener los resultados: esto significa procesar y codificar los datos obtenidos para que luego sean presentados en el informe y que sirvan para posteriores análisis.
De igual manera, al diseñar la encuesta y elaborar el cuestionario hay que tomar en cuenta los recursos humanos y materiales con los que se dispone, tanto para la recopilación de datos como para la lectura de la información, ya que de ese modo se podrá lograr un diseño eficaz.
Los cuestionarios que formen parte de las encuestas deben estar formados por preguntas excluyentes y exhaustivas, es decir que no deben producir la posibilidad de dos respuestas, pero a la vez, deben tener respuesta.
Las preguntas pueden ser clasificadas, en cuanto la forma de respuesta que buscan, en:
Preguntas cerradas: que consiste en proporcionar al sujeto observado una serie de opciones para que escoja una como respuesta. Tienen la ventaja de que pueden ser procesadas más fácilmente y su codificación se facilita; pero también tienen la desventaja de que si están mal diseñadas las opciones, el sujeto encuestado no encontrará la opción que él desearía y la información se perdería. También se consideran cerradas las preguntas que contienen una lista de preferencias u ordenación de opciones, que consiste en proporcionar una lista de opciones al encuestado y éste las ordeanará de acuerdo a sus intereses, gustos, etcétera.
Preguntas abiertas: que consisten en dejar totalmente libre al sujeto observado para expresarse, según convenga. Tiene la ventaja de proporcionar una mayor riqueza en las respuestas; mas, por lo mismo, puede llegar a complicar el proceso de tratamiento y codificación de la información.
Es importante destacar el objetivo de la investigación determinará el tipo de preguntas a utilizar.
Para la realización de un cuestionario eficaz y útil se deberá tener en cuenta los siguientes puntos para su elaboración:
- Las preguntas han de ser pocas.
- Las preguntas preferentemente cerradas y numéricas.
- Redactar las preguntas con lenguaje sencillo, y de forma concreta y precisa.
- No hacer preguntas que obliguen a esfuerzos de memoria.
- No hacer preguntas que obliguen a consultar archivos.
- Redactar las preguntas de forma personal y directa.
- Redactar las preguntas para que se contesten de forma directa e inequívoca.
- Que no levanten prejuicios en los encuestados.
- Redactar las preguntas limitadas a una sola idea o referencia.
- Evitar preguntas condicionantes que conlleven una carga emocional grande.
Algunos usos de la Encuesta:
- Otorga información suplementaria en relación a la otorgada por los Censos.
- Evaluar periódicamente los resultados de un Programa en ejecución.
- Probar la eficiencia de un Método antes de aplicarlo al total de la población.
- Identificar las principales necesidades de un grupo de personas.
- Indagar sobre el grado de satisfacción sobre determinada institución o programa.
Ventajas de las encuestas:
- Bajo costo.
- Información exacta y de calidad, siempre y cuando los encuestadores estén bien capacitados.
- Es posible introducir métodos científicos objetivos de medición para corregir errores.
- Mayor rapidez en la obtención de resultados.
Desventajas de la encuesta:
